Checkliste Verwaltungswechsel STWEG
Mit dieser Checkliste behalten Sie den Überblick über alle Schritte eines Verwaltungswechsels im Stockwerkeigentum.
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Ein Verwaltungswechsel hat viele bewegliche Teile. Diese Checkliste führt Sie chronologisch durch den Prozess.
Phase 1 — Vorbereitung
- Konkrete Mängel dokumentieren (mit Datum)
- Reglement und Verwaltungsvertrag prüfen: Kündigungsfrist, Kündigungstermin, Mehrheitserfordernisse
- Vergleichbare Offerten einholen (einheitliche Offertanfrage)
- Offerten objektiv vergleichen (Kosten, Leistungsumfang, Digitalisierung, Erreichbarkeit)
Phase 2 — Versammlung
- Traktandum „Verwaltungswechsel" fristgerecht anmelden
- Bei Bedarf ausserordentliche Versammlung verlangen (häufig ab einem Fünftel der Eigentümer)
- Neue Verwaltung(en) zur Vorstellung einladen
- Beschluss über Abwahl und Neuwahl fassen (Mehrheit gemäss Reglement)
- Person zur Unterzeichnung von Kündigung und neuem Vertrag bevollmächtigen
Phase 3 — Kündigung & Vertrag
- Bestehenden Vertrag schriftlich und per Einschreiben kündigen (gestützt auf den Beschluss)
- Kündigungsfrist und -termin einhalten (Art. 404 OR beachten)
- Neuen Verwaltungsvertrag prüfen und unterzeichnen
Phase 4 — Übergabe
- Übergabetermin mit alter und neuer Verwaltung vereinbaren
- Vollständige Unterlagenübergabe sicherstellen
- Schlussabrechnung und Erneuerungsfonds-Abrechnung einfordern
- Konten, Schlüssel, Verträge übergeben
- Übergabeprotokoll erstellen und unterzeichnen
Zeitachse: rückwärts vom Stichtag geplant
Beispiel für einen Wechsel per 31. Dezember bei einer vertraglichen Kündigungsfrist von sechs Monaten auf das Geschäftsjahresende. Bei anderer Frist verschieben sich die ersten fünf Punkte entsprechend; den Termin für Ihren Vertrag rechnet der Kündigungsplaner aus.
- 12 bis 10 Monate vorher (Januar bis März)Mängel mit Datum dokumentieren, Reglement und Vertrag auf Fristen und Quoren prüfen, Stimmung bei anderen Eigentümern abholen.
- 10 bis 8 Monate vorher (März bis April)Drei bis vier Offerten mit einheitlicher Anfrage einholen, Besichtigungen, Referenzen anrufen, Offerten mit dem Raster vergleichen.
- 9 bis 8 Monate vorher (April)Traktanden «Abberufung», «Wahl» und «Bevollmächtigung» anmelden; bei Bedarf ausserordentliche Versammlung verlangen (ein Fünftel der Eigentümer).
- 8 bis 7 Monate vorher (Mai)Versammlung mit Vorstellung der Kandidaten, Beschluss und Vollmacht; Protokoll innert reglementarischer Frist.
- Spätestens 6 Monate vorher (bis 30. Juni)Kündigung per Einschreiben, gestützt auf das Protokoll; Eingang bestätigen lassen. Neuen Verwaltungsvertrag unterzeichnen.
- 6 bis 1 Monat vorher (Juli bis November)Übergabetermin fixieren, Unterlagenliste abarbeiten, Bankvollmachten vorbereiten, Eigentümer über neue Ansprechperson und Zahladresse informieren.
- Stichtag (31. Dezember)Übergabe mit Protokoll: Kontoauszüge, Erneuerungsfonds, Schlüssel, Verträge, Pendenzen mit Frist.
- 1 bis 3 Monate nachherSchlussabrechnung und Jahresrechnung der bisherigen Verwaltung prüfen, Pendenzen abhaken, Eigentümer an der nächsten ordentlichen Versammlung informieren.
Rollen: Wer macht was
| Rolle | Aufgaben im Wechsel |
|---|---|
| Initiantinnen und Initianten, Ausschuss | Mängel dokumentieren, Offerten einholen, Anträge formulieren, Eigentümer informieren, Versammlung vorbereiten |
| Eigentümerversammlung | Beschliesst Abberufung, Wahl und Bevollmächtigung; genehmigt später Schlussabrechnung und Jahresrechnung |
| Bevollmächtigte Personen | Unterzeichnen Kündigung und neuen Vertrag, passen Bankvollmachten an, unterschreiben das Übergabeprotokoll für die Gemeinschaft |
| Bisherige Verwaltung | Führt das Mandat bis zum Stichtag weiter, erstellt Zwischen- oder Jahresabschluss, gibt Unterlagen und Gelder heraus (Art. 400 OR, Art. 712s ZGB) |
| Neue Verwaltung | Bereitet Übernahme vor, erstellt Übergabeprotokoll, richtet Konten, Portal und Budget ein, informiert Eigentümer und Lieferanten |
Typische Fehler
- Kündigung vor dem Beschluss: Ein einzelner Eigentümer kündigt — ohne Vollmacht ist die Kündigung unwirksam, die Frist verstreicht.
- Traktandum zu allgemein: «Diskussion Verwaltung» erlaubt keinen Beschluss. Abberufung, Wahl und Vollmacht müssen als Anträge angekündigt sein.
- Kündigungstermin verpasst: Sechs Monate auf das Geschäftsjahresende bedeutet bei Kalenderjahr: Die Kündigung muss bis 30. Juni bei der Verwaltung eingetroffen sein, nicht abgeschickt.
- Neue Verwaltung zu spät gebunden: Wer erst nach der Kündigung den neuen Vertrag verhandelt, steht im schlechtesten Fall ohne Verwaltung da.
- Erneuerungsfonds nicht geprüft: Kontoinhaberin muss die Gemeinschaft sein; Saldo und Buchhaltung müssen übereinstimmen.
Häufige Fragen
Wer darf die Kündigung des Verwaltungsvertrags unterschreiben?
Nicht ein einzelner Eigentümer, sondern eine Person, die von der Eigentümerversammlung dazu bevollmächtigt wurde. Der Versammlungsbeschluss über Abwahl und Neuwahl ist die Grundlage; die Kündigung selbst geht schriftlich und per Einschreiben an die bisherige Verwaltung.
Wie viele Eigentümer braucht es für eine ausserordentliche Versammlung?
In der Regel kann ein Fünftel der Stockwerkeigentümer die Einberufung verlangen; die Regel stammt aus dem Vereinsrecht (Art. 64 ZGB), das über Art. 712m ZGB auf die Stockwerkeigentümergemeinschaft anwendbar ist. Das Reglement kann eine tiefere Schwelle vorsehen. Die bisherige Verwaltung ist dann zur Einberufung verpflichtet.
Wie lange dauert ein Verwaltungswechsel im Stockwerkeigentum?
Realistisch sind vier bis neun Monate vom ersten Offertvergleich bis zur abgeschlossenen Übergabe. Die grössten Zeittreiber sind die Einladungsfrist der Versammlung und die vertragliche Kündigungsfrist von meist drei bis sechs Monaten auf das Geschäftsjahresende. Den detaillierten Zeitplan zeigt der Ablauf in sechs Phasen.
Was tun, wenn die bisherige Verwaltung Unterlagen nicht herausgibt?
Die bisherige Verwaltung schuldet als Beauftragte die Herausgabe der Gemeinschaftsakten (Art. 400 OR, Art. 712s ZGB). Fordern Sie fehlende Unterlagen schriftlich mit Frist ein und halten Sie offene Positionen im Übergabeprotokoll fest. So ist dokumentiert, was wann ausstand.
Quellen
- Fedlex — Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 64, 712m, 712n, 712r — Kompetenzen der Eigentümerversammlung, Einberufung (Fünftel-Regel über das Vereinsrecht), Beschlussfähigkeit und Abberufung der Verwaltung
- Fedlex — Art. 712s ZGB — Gesetzliche Aufgaben der Verwaltung: Verwaltungshandlungen, Rechnungsführung und Herausgabe der Gemeinschaftsakten
- Fedlex — Art. 404 OR — Jederzeitiger Widerruf des Auftrags; zwingend gemäss BGE 115 II 464, Schadenersatz nur bei Kündigung zur Unzeit
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