Wie vergleicht man Offerten von Immobilienverwaltungen?
Der günstigste Anbieter ist selten der beste. Diese Kriterien machen Offerten wirklich vergleichbar.
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Wer Offerten nur nach dem Preis beurteilt, vergleicht Äpfel mit Birnen. Denn unterschiedliche Verwaltungen offerieren unterschiedliche Leistungspakete. So gehen Sie systematisch vor.
1. Einheitliche Offertanfrage stellen
Der wichtigste Schritt passiert vor dem Vergleich: Formulieren Sie eine einheitliche Anfrage mit demselben Leistungsumfang für alle Anbieter. Nur so werden die Angebote überhaupt vergleichbar.
2. Diese vier Kriterien gewichten
- Kosten: Honorar pro Einheit, Zusatzleistungen, Parkplätze, Einrichtungsgebühr
- Leistungsumfang: Was ist im Grundhonorar enthalten, was kostet extra?
- Digitalisierung: Eigentümer-Portal, digitale Belege, Online-Kommunikation
- Erreichbarkeit: Fester Ansprechpartner, Stellvertretung, Reaktionszeiten
3. Den Preis richtig lesen
Ein tiefer Grundpreis kann täuschen, wenn viele Leistungen separat verrechnet werden. Achten Sie auf die Positionen „nach Aufwand" und den Stundensatz für Sonderleistungen. Was marktüblich ist, zeigt der Überblick zu den Kosten der Immobilienverwaltung.
4. Referenzen und lokale Nähe
Fragen Sie nach vergleichbaren Objekten und der Erreichbarkeit vor Ort. Eine regional verankerte Verwaltung kennt lokale Handwerker, Behörden und Gegebenheiten.
Muster-Offertanfrage
Die Anfrage entscheidet über die Vergleichbarkeit. Verschicken Sie denselben Text an alle Anbieter und bitten Sie um dieselbe Gliederung in der Antwort. Angaben in eckigen Klammern ersetzen; die Zeilen zu Mietliegenschaften entfallen bei einer STWEG und umgekehrt.
Offertanfrage Liegenschaftsverwaltung — [Strasse Nr., PLZ Ort] Sehr geehrte Damen und Herren Wir prüfen einen Wechsel der Verwaltung und bitten Sie um eine Offerte für die Bewirtschaftung der folgenden Liegenschaft ab [Stichtag]. Objekt Art: [Stockwerkeigentümergemeinschaft mit X Einheiten / Mietliegenschaft mit X Wohnungen] Wohnungen: [Anzahl], Gewerbe: [Anzahl], Einstellplätze: [Anzahl], Aussenparkplätze: [Anzahl] Baujahr: [Jahr], letzte grössere Sanierung: [Jahr, Gegenstand] Geschäftsjahr: [1. Januar – 31. Dezember] Bei STWEG: Erneuerungsfonds vorhanden [ja/nein], Anzahl ordentliche Versammlungen pro Jahr: 1 Bei Mietliegenschaft: Netto-Soll-Mietzins pro Jahr CHF [Betrag], Leerstand aktuell [Anzahl], Mieterwechsel in den letzten 3 Jahren: [Anzahl] Besonderheiten: [Hauswart angestellt / Heizung Contracting / laufende Verfahren / Lift, Tiefgarage] Gewünschter Leistungsumfang (im Pauschalhonorar) – Administrative Verwaltung inkl. Vorbereitung, Durchführung und Protokoll der ordentlichen Versammlung – Buchhaltung: Budget, Jahresrechnung, Kostenverteiler, Führung des Erneuerungsfonds auf separatem Konto – Inkasso, Zahlungsverkehr, Mahnwesen – Technische Verwaltung: [Anzahl] Objektbegehungen pro Jahr, Organisation des Unterhalts bis CHF [Betrag] pro Auftrag, Führung Hauswart und Serviceverträge – Eigentümer- bzw. Mieterportal mit digitaler Belegablage – Bei Mietliegenschaft: Nebenkostenabrechnung, Mietzinsanpassungen, Wohnungsabnahmen und -übergaben Bitte weisen Sie separat aus – Pauschalhonorar pro Jahr, exkl. und inkl. MWST – Ansatz pro Wohnung, Gewerbeeinheit und Parkplatz – Stundenansätze für Sonderleistungen nach Funktion – Pauschale für ausserordentliche Versammlungen – Honorar für Bauprojekte (Prozent der Bausumme oder Stundenansatz) – Bei Mietliegenschaft: Honorar für Erst- und Wiedervermietung – Einmalige Kosten für die Übernahme – Kündigungsfrist und Mindestlaufzeit Ihres Vertrags – Zuständige Bewirtschafterin oder Bewirtschafter, Stellvertretung, Anzahl betreuter Mandate Wir bitten um Ihre Offerte bis [Datum]. Für eine Besichtigung stehen wir am [Termine] zur Verfügung. Freundliche Grüsse [Name, Funktion, Kontakt]
Bewährt haben sich drei bis vier Anfragen. Legen Sie das aktuelle Reglement beziehungsweise den Grundriss bei, dann entfallen Rückfragen.
Pflichtenheft: Was der Leistungsbeschrieb abdecken muss
Ein Pflichtenheft listet, welche Leistungen die Verwaltung schuldet und welche davon im Pauschalhonorar enthalten sind. Die Hochschule Luzern hat für Stockwerkeigentum ein kommentiertes Pflichtenheft veröffentlicht (Quelle unten); die folgende Gliederung fasst zusammen, was branchenüblich ist.
| Bereich | Leistungen | Üblich im Pauschalhonorar |
|---|---|---|
| Administrativ | Ordentliche Versammlung vorbereiten, leiten, protokollieren; Beschlüsse umsetzen; Korrespondenz mit Eigentümern, Mietern, Behörden, Versicherungen; Reglement und Hausordnung durchsetzen | Ja, eine ordentliche Versammlung pro Jahr |
| Buchhaltung | Budget, Jahresrechnung, Kostenverteiler nach Wertquoten, Erneuerungsfonds auf separatem Konto, Inkasso, Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Belegablage | Ja |
| Technisch | Objektbegehungen, Kleinreparaturen veranlassen, Hauswart führen, Serviceverträge (Lift, Heizung, Reinigung) verwalten, Notfallorganisation, Schadenfälle mit Versicherung abwickeln | Ja, meist ein bis zwei Begehungen pro Jahr; Schadenabwicklung teils nach Aufwand |
| Bewirtschaftung (Miete) | Nebenkostenabrechnung, Mietzinsanpassungen, Mieterbetreuung, Wohnungsabnahmen und -übergaben | Ja; Erst- und Wiedervermietung separat |
| Zusatzleistungen | Ausserordentliche Versammlungen, Bauprojekte und Sanierungen, Rechtsfälle und Schlichtungsverfahren, Unterstützung bei Verkauf einer Einheit, ausserordentliche Abrechnungen | Nein, pauschal oder nach Stundenansatz (rund CHF 145–200) |
Prüfen Sie jede Offerte gegen diese Tabelle: Fehlt ein Bereich, fragen Sie nach, ob er enthalten ist oder extra kostet. Ein Anbieter, der die ordentliche Versammlung oder den Erneuerungsfonds separat verrechnet, ist bei gleichem Pauschalpreis deutlich teurer.
Bewertungsraster für den Vergleich
Das Raster entspricht der Vergleichsübersicht auf der Startseite: vier Kriterien zu gleichen Teilen, jedes mit bis zu 25 von 100 Punkten. Die Kosten werden relativ bewertet — die günstigste vollständige Offerte erhält die volle Punktzahl, teurere anteilig weniger. Die drei Qualitätskriterien schätzen Sie auf einer Skala von 1 bis 5.
| Kriterium | Was 5 Punkte bedeutet | Woran Sie es erkennen |
|---|---|---|
| Kosten | Tiefste Gesamtkosten für ein typisches Jahr inklusive erwartbarer Zusatzleistungen | Pauschale plus Ihre Schätzung an Sonderleistungen mit den offerierten Ansätzen durchrechnen — nicht die Pauschale allein |
| Leistungsumfang | Alle Bereiche des Pflichtenhefts im Honorar, kaum Positionen «nach Aufwand» | Offerte gegen die Tabelle oben abgleichen; Anzahl der Positionen mit Stundenansatz zählen |
| Digitalisierung | Portal mit Belegen, Dokumenten, Abrechnungen und digitaler Kommunikation, auch für Mieter | Demo-Zugang verlangen; fragen, ob Belege einzeln einsehbar sind oder nur die Jahresrechnung |
| Erreichbarkeit | Feste Ansprechperson mit Stellvertretung, Reaktion innert eines Arbeitstags, klare Notfallorganisation | Anzahl Mandate pro Bewirtschafter fragen; Testanruf ausserhalb der Kernzeit; Referenz eines bestehenden Kunden anrufen |
Fragen für das Erstgespräch
- Wer betreut unsere Liegenschaft persönlich, und wer vertritt diese Person bei Abwesenheit?
- Wie viele Liegenschaften und Einheiten betreut diese Person insgesamt?
- Innert welcher Frist reagieren Sie auf E-Mails und Schadenmeldungen? Wie ist der Notfalldienst organisiert?
- Können wir das Eigentümer- oder Mieterportal vorab testen?
- Auf welchem Konto und auf wessen Namen führen Sie den Erneuerungsfonds? (Richtig: separates Konto im Namen der Gemeinschaft.)
- Welche Leistungen verrechnen Sie nach Aufwand, und zu welchem Stundenansatz?
- Wie haben Sie die letzte Übernahme einer Liegenschaft von einer anderen Verwaltung organisiert, und wie lange hat sie gedauert?
- Welche Kündigungsfrist und Mindestlaufzeit sieht Ihr Vertrag vor?
- Bei Mietliegenschaften: Wie hoch war die durchschnittliche Leerstandsdauer bei Ihren Mandaten im letzten Jahr?
Warnsignale in Offerten
- Pauschale ohne Leistungsbeschrieb: Ohne Aufzählung der enthaltenen Leistungen ist der Preis nicht interpretierbar.
- Viele Positionen «nach Aufwand» ohne Stundenansatz: Der tatsächliche Preis entsteht erst im Betrieb.
- Lange Mindestlaufzeit mit automatischer Verlängerung: Üblich sind Verträge mit sechsmonatiger Kündigungsfrist auf das Geschäftsjahresende; mehrjährige Bindung braucht eine gute Begründung.
- Keine Angabe zur Ansprechperson: Sie kaufen die Arbeit einer konkreten Bewirtschafterin oder eines Bewirtschafters, nicht ein Firmenlogo.
- Erneuerungsfonds auf einem Sammelkonto der Verwaltung: Das Geld der Gemeinschaft gehört auf ein Konto im Namen der Gemeinschaft.
Häufige Fragen
Wie viele Offerten sollte man einholen?
Bewährt haben sich drei bis vier Offerten. Weniger ergibt kein belastbares Bild vom Markt, mehr erhöht den Aufwand, ohne den Vergleich wesentlich zu verbessern. Wichtiger als die Anzahl ist, dass alle Anbieter dieselbe Anfrage erhalten.
Was gehört in eine einheitliche Offertanfrage?
Die Eckdaten des Objekts (Anzahl Wohnungen und Parkplätze, Baujahr, Geschäftsjahr, bei Mietliegenschaften die Netto-Mietzinseinnahmen), der gewünschte Leistungsumfang als Pflichtenheft, der Stundenansatz für Sonderleistungen und der geplante Stichtag. Bitten Sie ausdrücklich um eine Aufstellung, welche Leistungen nach Aufwand verrechnet werden.
Ist die günstigste Offerte auch die beste?
Selten. Ein tiefes Grundhonorar wird oft durch Zusatzpositionen kompensiert: ausserordentliche Versammlungen, Bauprojekte oder Rechtsfälle nach Aufwand zu Stundenansätzen von rund CHF 145 bis 200. Rechnen Sie ein typisches Jahr mit allen erwartbaren Zusatzleistungen durch — bei Mietliegenschaften inklusive der Kosten pro Mieterwechsel.
Sollen Preise inklusive oder exklusive MWST verglichen werden?
Egal, solange alle Offerten auf derselben Basis stehen. Die meisten Verwaltungen offerieren exklusive 8,1 Prozent MWST; einzelne weisen Bruttopreise aus. Rechnen Sie vor dem Vergleich alle Beträge auf eine Basis um, sonst vergleichen Sie unterschiedliche Grössen.
Quellen
- HSLU / stockwerk.ch — Luzerner Toolbox, Tool 5: Kommentiertes Pflichtenheft Verwaltung StWE — Pflichtenheft und Leistungsbeschrieb als Basis für vergleichbare Offerten
- gryps.ch — Marktübersicht Kosten Immobilienverwaltung — Stundenansätze CHF 145–200 für Sonderleistungen, Jahreswerte nach Objektgrösse
- Fedlex — Obligationenrecht (OR), Art. 394 ff., 400, 404 — Einfacher Auftrag, Rechenschafts- und Herausgabepflicht, jederzeitiges Beendigungsrecht und Schadenersatz bei Kündigung zur Unzeit
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