Pflichtenheft der Verwaltung
Definition: Das Pflichtenheft ist der Leistungsbeschrieb der Verwaltung: Es listet, welche administrativen, buchhalterischen und technischen Aufgaben die Verwaltung schuldet, welche davon im Pauschalhonorar enthalten sind und welche separat verrechnet werden. Es ist Bestandteil oder Anhang des Verwaltungsvertrags.
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Was ein Pflichtenheft enthält
- Administrative Verwaltung: Versammlung vorbereiten, leiten, protokollieren; Beschlüsse umsetzen; Korrespondenz; Reglement und Hausordnung durchsetzen; Versicherungen.
- Buchhaltung: Budget, Jahresrechnung, Kostenverteiler nach Wertquoten, Führung des Erneuerungsfonds, Inkasso und Mahnwesen, Zahlungsverkehr, Belegablage.
- Technische Verwaltung: Begehungen, Unterhalt organisieren, Hauswart führen, Serviceverträge, Notfallorganisation, Schadenabwicklung.
- Bewirtschaftung bei Mietliegenschaften: Nebenkostenabrechnung, Mietzinsanpassungen, Mieterbetreuung, Wohnungsabnahmen, Erst- und Wiedervermietung.
- Abgrenzung: Welche Leistungen als Sonderleistungen gelten (ausserordentliche Versammlungen, Bauprojekte, Rechtsfälle) und zu welchem Ansatz sie verrechnet werden.
Warum es beim Offertvergleich unverzichtbar ist
Ohne Pflichtenheft offeriert jede Verwaltung ihr eigenes Leistungspaket, und der Preisvergleich läuft ins Leere. Wer die Offertanfrage mit einem Pflichtenheft verschickt, erhält Offerten auf derselben Grundlage — und sieht sofort, wer Leistungen ausklammert. Die Hochschule Luzern hat für Stockwerkeigentum ein kommentiertes Pflichtenheft veröffentlicht, das als Vorlage dient. Eine Muster-Offertanfrage mit Leistungsgliederung finden Sie im Ratgeber Offerten von Immobilienverwaltungen vergleichen.
Pflichtenheft im laufenden Mandat
Das Pflichtenheft ist auch der Massstab, an dem die Versammlung oder die Eigentümerschaft die Leistung der Verwaltung misst. Weicht die Verwaltung wiederholt davon ab — Begehungen finden nicht statt, die Jahresrechnung kommt verspätet —, ist das dokumentierbar und ein sachlicher Grund für den Wechsel.
Quellen
- HSLU / stockwerk.ch — Luzerner Toolbox, Tool 5: Kommentiertes Pflichtenheft Verwaltung StWE — Leistungsbeschrieb und Honorarmuster für die Verwaltung im Stockwerkeigentum
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