Übergabeprotokoll beim Verwaltungswechsel
Die Übergabe ist der kritischste Moment des Wechsels. Ein Protokoll schafft Klarheit und Beweissicherheit.
Der Wechsel ist erst abgeschlossen, wenn die neue Verwaltung vollständig übernommen hat. Ein Übergabeprotokoll dokumentiert, was wann übergeben wurde — und schützt beide Seiten.
Warum ein Protokoll?
Kommt es später zu fehlenden Unterlagen oder unklaren Kontoständen, ist das Übergabeprotokoll der Beweis. Es hält fest, was übergeben wurde und was allenfalls noch aussteht.
Das gehört ins Protokoll
- Datum, Ort und anwesende Personen (alte und neue Verwaltung, ggf. Ausschuss)
- Liste der übergebenen Unterlagen (Reglement, Protokolle, Jahresrechnungen)
- Finanzstand: Kontostände, Erneuerungsfonds, offene Debitoren/Kreditoren
- Übergebene Schlüssel und Zutrittsmedien (mit Anzahl)
- Übernommene Verträge (Hauswart, Service, Versicherungen)
- Offene Pendenzen und laufende Verfahren
- Noch ausstehende Punkte mit Frist
Schlussabrechnung nicht vergessen
Die bisherige Verwaltung erstellt eine Schlussabrechnung. Prüfen Sie diese sorgfältig, insbesondere die Abrechnung des Erneuerungsfonds und offene Forderungen.
Unterschriften
Das Protokoll wird von beiden Verwaltungen unterzeichnet. Jede Seite erhält ein Exemplar; ein Exemplar geht an den Ausschuss bzw. die Eigentümerschaft.
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