Übergabeprotokoll beim Verwaltungswechsel
Die Übergabe ist der kritischste Moment des Wechsels. Ein Protokoll schafft Klarheit und Beweissicherheit.
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Der Wechsel ist erst abgeschlossen, wenn die neue Verwaltung vollständig übernommen hat. Ein Übergabeprotokoll dokumentiert, was wann übergeben wurde — und schützt beide Seiten.
Warum ein Protokoll?
Kommt es später zu fehlenden Unterlagen oder unklaren Kontoständen, ist das Übergabeprotokoll der Beweis. Es hält fest, was übergeben wurde und was allenfalls noch aussteht.
Das gehört ins Protokoll
- Datum, Ort und anwesende Personen (alte und neue Verwaltung, ggf. Ausschuss)
- Liste der übergebenen Unterlagen (Reglement, Protokolle, Jahresrechnungen)
- Finanzstand: Kontostände, Erneuerungsfonds, offene Debitoren/Kreditoren
- Übergebene Schlüssel und Zutrittsmedien (mit Anzahl)
- Übernommene Verträge (Hauswart, Service, Versicherungen)
- Offene Pendenzen und laufende Verfahren
- Noch ausstehende Punkte mit Frist
Schlussabrechnung nicht vergessen
Die bisherige Verwaltung erstellt eine Schlussabrechnung. Prüfen Sie diese sorgfältig, insbesondere die Abrechnung des Erneuerungsfonds und offene Forderungen.
Unterschriften
Das Protokoll wird von beiden Verwaltungen unterzeichnet. Jede Seite erhält ein Exemplar; ein Exemplar geht an den Ausschuss bzw. die Eigentümerschaft.
Vorlage: Gliederung des Übergabeprotokolls
Die Vorlage deckt Stockwerkeigentum und Mietliegenschaften ab; streichen Sie die Positionen, die auf Ihr Objekt nicht zutreffen. Jede Position bekommt einen von drei Vermerken: übergeben, nicht vorhanden oder pendent bis [Datum]. Erst wenn keine Position mehr offen ist, ist die Übergabe abgeschlossen.
Übergabeprotokoll Liegenschaftsverwaltung — [Strasse Nr., PLZ Ort] Datum: [Datum] Ort: [Ort] Stichtag Verwaltungswechsel: [Datum] 1. Beteiligte Bisherige Verwaltung: [Firma, Name, Funktion] Neue Verwaltung: [Firma, Name, Funktion] Eigentümerschaft / Ausschuss: [Namen] 2. Unterlagen (je: übergeben / nicht vorhanden / pendent bis) Begründungsakt, Reglement, Hausordnung ...................... [ ] Versammlungsprotokolle [Jahre von–bis] ...................... [ ] Jahresrechnungen und Bilanzen [Jahre von–bis] ............... [ ] Kostenverteiler, Wertquotentabelle ........................... [ ] Budget laufendes Jahr ........................................ [ ] Grundbuchauszug, Pläne, Baubewilligungen ..................... [ ] Verträge: Hauswart, Service, Versicherungen, Lieferanten ..... [ ] Korrespondenz und Pendenzenliste ............................. [ ] Bei Miete: Mietverträge, Mieterdossiers, Kautionsnachweise ... [ ] Bei Miete: laufende Nebenkostenabrechnung, Zählerstände ...... [ ] 3. Finanzen per Stichtag Betriebskonto [Bank, IBAN]: Saldo CHF [Betrag] per [Datum], Kontoauszug beiliegend Erneuerungsfonds [Bank, IBAN, Kontoinhaber]: Saldo CHF [Betrag], Auszug beiliegend Offene Debitoren: CHF [Betrag], Liste beiliegend (inkl. Mahnstand, Betreibungen) Offene Kreditoren / unbezahlte Rechnungen: CHF [Betrag], Liste beiliegend Laufende Daueraufträge und LSV: [Liste] Bei Miete: Mietzinskonto Saldo CHF [Betrag]; Akontozahlungen Nebenkosten CHF [Betrag] 4. Schlüssel und Zutritt Schlüssel gemäss Schliessplan: [Anzahl je Typ] Badges / Codes: [Anzahl] Zugänge Technikräume, Briefkastenanlage, Schlüsseltresor: [Angaben] 5. Verträge und Versicherungen Übernommene Verträge: [Liste mit Laufzeit und Kündigungsfrist] Offene Schadenfälle: [Versicherung, Schadennummer, Stand] 6. Laufende Verfahren und Pendenzen [Gerichts- oder Schlichtungsverfahren, Garantiefälle, Bauprojekte, offene Beschlüsse] 7. Zugänge und Daten Bankvollmachten umgestellt per [Datum]: [ja / pendent] Eigentümer- / Mieterportal: Datenexport übergeben [Format], Portal deaktiviert per [Datum] Buchhaltungsexport (Kontoblätter, Journale, Belege): [Format, Umfang] 8. Abgrenzung Jahresrechnung [Geschäftsjahr] erstellt durch: [bisherige / neue Verwaltung] bis [Datum] Bei Miete: Nebenkostenabrechnung [Periode] erstellt durch: [bisherige / neue Verwaltung] Honorar bisherige Verwaltung pro rata bis Stichtag: CHF [Betrag], Schlussabrechnung bis [Datum] 9. Pendenzen mit Frist [Position] — verantwortlich [Name] — bis [Datum] 10. Unterschriften Bisherige Verwaltung: ____________ Neue Verwaltung: ____________ Eigentümerschaft / Ausschuss: ____________ Je ein Exemplar an alle Beteiligten.
Die vollständige Liste der Unterlagen mit Rechtsgrundlage finden Sie im Beitrag Welche Unterlagen braucht die neue Immobilienverwaltung?.
Rechtlicher Rahmen: Rechenschaft und Herausgabe
Der Verwaltungsvertrag ist ein Auftrag. Die Beauftragte ist «schuldig, auf Verlangen jederzeit über ihre Geschäftsführung Rechenschaft abzulegen und alles, was ihr infolge derselben aus irgendeinem Grunde zugekommen ist, zu erstatten» (Art. 400 Abs. 1 OR). Für das Stockwerkeigentum verpflichtet Art. 712s ZGB die Verwaltung zusätzlich zur Rechnungsführung und zur Verwahrung der Gemeinschaftsakten. Beides zusammen begründet den Anspruch auf vollständige Herausgabe am Ende des Mandats — unabhängig davon, ob die Trennung im Guten oder im Streit erfolgt.
Wann genau herauszugeben ist, sagt das Gesetz nicht. Massgebend ist der Vertrag; fehlt eine Regel, gilt: mit Beendigung des Mandats, also am Stichtag. Die Schlussabrechnung braucht länger, weil Rechnungen nachlaufen — üblich sind ein bis drei Monate. Halten Sie den Termin im Protokoll unter Punkt 8 fest, dann ist er verbindlich.
Verweigert die bisherige Verwaltung die Herausgabe, etwa mit Verweis auf angeblich offene Honorare, hilft das Protokoll: Es dokumentiert, was fehlt und seit wann. Der nächste Schritt ist eine schriftliche Aufforderung mit kurzer Frist, danach die Durchsetzung des Herausgabeanspruchs. So weit kommt es selten; die meisten Verwaltungen kennen ihre Pflicht.
Buchhaltung und Abrechnungen sauber abgrenzen
Am einfachsten ist der Wechsel auf das Ende des Geschäftsjahres: Die bisherige Verwaltung schliesst das Jahr ab und erstellt die Jahresrechnung, die neue beginnt mit Eröffnungsbilanz und neuem Budget. Liegt der Stichtag unter dem Jahr, sind drei Fragen zu klären und im Protokoll festzuhalten:
- Wer erstellt die Jahresrechnung? Üblich ist, dass die neue Verwaltung sie erstellt und die bisherige einen Zwischenabschluss per Stichtag mit allen Belegen liefert. Ohne diesen Zwischenabschluss lässt sich später nicht mehr feststellen, in wessen Verantwortung eine Differenz entstanden ist.
- Wie werden Heiz- und Nebenkosten abgegrenzt? Zählerstände per Stichtag ablesen und protokollieren, Akontozahlungen und bereits bezahlte Lieferantenrechnungen ausweisen. Bei Mietliegenschaften ist zu klären, welche Verwaltung die laufende Nebenkostenabrechnung gegenüber den Mietern erstellt.
- Wer trägt welche Kosten? Das Honorar der bisherigen Verwaltung wird pro rata bis zum Stichtag geschuldet. Leistungen für den Abschluss nach dem Stichtag sind entweder im Vertrag geregelt oder separat zu vereinbaren — vorher, nicht nachher.
Erneuerungsfonds gesondert prüfen
Der Erneuerungsfonds ist Vermögen der Stockwerkeigentümergemeinschaft und gehört auf ein eigenes Konto, das auf den Namen der Gemeinschaft lautet — nicht auf ein Sammelkonto der Verwaltung. Kontrollieren Sie bei der Übergabe drei Dinge: Der Kontoauszug per Stichtag stimmt mit der Buchhaltung überein; Kontoinhaberin ist die Gemeinschaft; und die Einlagen der letzten Jahre entsprechen den Versammlungsbeschlüssen. Abweichungen sind kein Grund zur Panik, aber ein Grund, sie im Protokoll als Pendenz mit Frist festzuhalten und aufzuklären, bevor die alte Verwaltung endgültig aus der Verantwortung ist.
Häufige Fehler bei der Übergabe
- Übergabe ohne Termin: Unterlagen kommen tröpfchenweise per Post, niemand weiss, was noch fehlt. Ein einziger Übergabetermin mit Protokoll spart Wochen.
- Kontostände ohne Auszug: Ein Saldo im Protokoll ohne Bankbeleg ist eine Behauptung. Auszüge per Stichtag beilegen.
- Bankvollmachten zu spät umgestellt: Die neue Verwaltung kann am ersten Tag keine Rechnungen zahlen. Die Umstellung braucht bei den meisten Banken Unterschriften der bevollmächtigten Eigentümer und mehrere Arbeitstage.
- Schlüssel nicht gezählt: Fehlende Generalschlüssel fallen erst beim ersten Notfall auf — dann ist die alte Verwaltung nicht mehr erreichbar.
- Pendenzen mündlich: «Das schicken wir nach» steht nicht im Protokoll und wird vergessen. Jede Pendenz mit Verantwortlichem und Datum eintragen.
Häufige Fragen
Wer erstellt das Übergabeprotokoll?
Üblicherweise bereitet die neue Verwaltung das Protokoll vor, weil sie die Vollständigkeit prüfen muss. Unterzeichnet wird es von beiden Verwaltungen; bei Stockwerkeigentum erhält zusätzlich der Ausschuss oder die Gemeinschaft ein Exemplar.
Ist ein Übergabeprotokoll gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Die Pflicht der bisherigen Verwaltung, Rechenschaft abzulegen und die Akten herauszugeben, ergibt sich aber aus dem Auftragsrecht (Art. 400 OR) und für Stockwerkeigentum aus Art. 712s ZGB. Das Protokoll ist das Mittel, um zu beweisen, was wann erfüllt wurde.
Was tun, wenn bei der Übergabe Unterlagen fehlen?
Fehlende Positionen kommen als Pendenz mit Frist ins Protokoll — nicht stillschweigend weglassen. Fordern Sie die Unterlagen anschliessend schriftlich ein. Wird die Frist nicht eingehalten, ist der Herausgabeanspruch dokumentiert und lässt sich durchsetzen.
Was gilt bei Mietliegenschaften zusätzlich?
Bei Renditeobjekten gehören die Mieterdossiers, die Kautionsnachweise pro Mietverhältnis und die laufende Nebenkostenabrechnung mit Zählerständen und Akontozahlungen ins Protokoll. Ebenso festzuhalten ist, ab welchem Monat der Mietzins auf welches Konto fliesst — siehe Mieter informieren und Checkliste Mietliegenschaft.
Quellen
- Fedlex — Obligationenrecht (OR), Art. 394 ff., 400, 404 — Einfacher Auftrag, Rechenschafts- und Herausgabepflicht, jederzeitiges Beendigungsrecht und Schadenersatz bei Kündigung zur Unzeit
- Fedlex — Art. 712s ZGB — Gesetzliche Aufgaben der Verwaltung: Verwaltungshandlungen, Rechnungsführung und Herausgabe der Gemeinschaftsakten
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