Ratgeber
Welche Unterlagen braucht die neue Immobilienverwaltung?
Ein reibungsloser Start der neuen Verwaltung hängt davon ab, dass alle Unterlagen vollständig übergeben werden. Diese Liste hilft beim Übergang.
Beim Verwaltungswechsel müssen sämtliche Unterlagen der Gemeinschaft an die neue Verwaltung übergehen. Die bisherige Verwaltung ist zur Herausgabe der Originalunterlagen verpflichtet. Diese Übersicht zeigt, was dazugehört.
Rechtliche Grundlagen
- Begründungsakt und Reglement (Verwaltungs- und Nutzungsreglement)
- Hausordnung
- Protokolle der Eigentümerversammlungen (mehrere Jahre)
- Grundbuchauszug und Pläne
Finanzunterlagen
- Jahresrechnungen und Bilanzen der vergangenen Jahre
- Aktuelle Kostenverteiler und persönliche Abrechnungen
- Unterlagen zum Erneuerungsfonds (gesonderte Abrechnung, Kontostand)
- Budget / Kostenvoranschlag des laufenden Jahres
- Offene Debitoren und Kreditoren, laufende Betreibungen
Verträge und Versicherungen
- Hauswart- und Serviceverträge (Aufzug, Heizung, Reinigung usw.)
- Versicherungspolicen (Gebäude, Haftpflicht)
- Lieferanten- und Wartungsverträge
Operatives
- Schlüssel und Zutrittsmedien
- Mieterdossiers (bei vermieteten gemeinschaftlichen Teilen)
- Laufende Korrespondenz und Pendenzen
- Bankvollmachten und Zugang zu den Konten der Gemeinschaft
Hinweis: Buchhaltungsunterlagen wie Journale und Kontoblätter verbleiben je nach Vertrag bei der bisherigen Verwaltung; Anspruch besteht auf die Originalbelege der Gemeinschaft. Regeln Sie die Herausgabe im Kündigungsschreiben ausdrücklich.
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Zu den Werkzeugen →Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Massgebend sind das anwendbare Recht, Ihr Reglement sowie Ihr individueller Verwaltungsvertrag. Für rechtsverbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine Fachperson.