Welche Unterlagen braucht die neue Immobilienverwaltung?
Ein reibungsloser Start der neuen Verwaltung hängt davon ab, dass alle Unterlagen vollständig übergeben werden — dokumentiert in einem Übergabeprotokoll. Diese Liste hilft beim Übergang.
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Beim Verwaltungswechsel müssen sämtliche Unterlagen der Gemeinschaft an die neue Verwaltung übergehen. Die bisherige Verwaltung ist zur Herausgabe der Originalunterlagen verpflichtet. Diese Übersicht zeigt, was dazugehört.
Rechtliche Grundlagen
- Begründungsakt und Reglement (Verwaltungs- und Nutzungsreglement)
- Hausordnung
- Protokolle der Eigentümerversammlungen (mehrere Jahre)
- Grundbuchauszug und Pläne
Finanzunterlagen
- Jahresrechnungen und Bilanzen der vergangenen Jahre
- Aktuelle Kostenverteiler und persönliche Abrechnungen
- Unterlagen zum Erneuerungsfonds (gesonderte Abrechnung, Kontostand)
- Budget / Kostenvoranschlag des laufenden Jahres
- Offene Debitoren und Kreditoren, laufende Betreibungen
Verträge und Versicherungen
- Hauswart- und Serviceverträge (Aufzug, Heizung, Reinigung usw.)
- Versicherungspolicen (Gebäude, Haftpflicht)
- Lieferanten- und Wartungsverträge
Operatives
- Schlüssel und Zutrittsmedien
- Mieterdossiers (bei vermieteten gemeinschaftlichen Teilen)
- Laufende Korrespondenz und Pendenzen
- Bankvollmachten und Zugang zu den Konten der Gemeinschaft
Übergabeliste mit Zuständigkeit und Frist
Die Tabelle ordnet jede Unterlage dem Zweck zu, für den die neue Verwaltung sie am ersten Tag braucht. «Vor Stichtag» heisst: spätestens zwei Wochen vorher, damit die neue Verwaltung Konten, Budget und Portal einrichten kann.
| Unterlage | Wozu die neue Verwaltung sie braucht | Wer liefert | Wann |
|---|---|---|---|
| Begründungsakt, Reglement, Hausordnung | Wertquoten, Sondernutzungsrechte, Quoren, Kompetenzen des Ausschusses | Bisherige Verwaltung; Kopie beim Grundbuchamt | Vor Stichtag |
| Versammlungsprotokolle | Gefasste Beschlüsse, offene Aufträge, Beschlüsse zum Erneuerungsfonds | Bisherige Verwaltung | Vor Stichtag |
| Jahresrechnungen, Bilanzen, Revisionsberichte | Eröffnungsbilanz, Vergleichswerte, Nachweis gegenüber Eigentümern | Bisherige Verwaltung | Vor Stichtag |
| Kostenverteiler, Wertquotentabelle, Abrechnungsschlüssel | Korrekte Verteilung der Kosten; Sonderschlüssel für Lift, Garage, Heizung | Bisherige Verwaltung | Vor Stichtag |
| Budget des laufenden Jahres | Akontorechnungen, Liquiditätsplanung | Bisherige Verwaltung | Vor Stichtag |
| Kontoauszüge Betriebskonto und Erneuerungsfonds per Stichtag | Abstimmung mit Buchhaltung, Eröffnungssaldi | Bisherige Verwaltung, Bank | Stichtag |
| Debitoren- und Kreditorenliste, Mahnstand, laufende Betreibungen | Inkasso lückenlos weiterführen, Fristen wahren | Bisherige Verwaltung | Stichtag |
| Hauswart-, Service-, Lieferanten- und Versicherungsverträge | Laufzeiten, Kündigungsfristen, Ansprechpersonen, Prämien | Bisherige Verwaltung | Vor Stichtag |
| Offene Schadenfälle und Garantiefälle | Fristen gegenüber Versicherung und Unternehmern wahren | Bisherige Verwaltung | Stichtag |
| Pläne, Grundbuchauszug, Baubewilligungen, Anlagedokumentation | Unterhalt planen, Handwerker instruieren | Bisherige Verwaltung; Eigentümerschaft; Grundbuchamt | Nach Bedarf |
| Schlüssel, Badges, Codes mit Schliessplan | Zutritt für Notfälle, Handwerker, Begehungen | Bisherige Verwaltung | Stichtag, gezählt |
| Bankvollmachten | Zahlungen ab dem ersten Tag ausführen | Eigentümerschaft / bevollmächtigte Eigentümer, Bank | Auf Stichtag umgestellt |
| Bei Miete: Mietverträge, Mieterdossiers, Kautionsnachweise | Mietzinsinkasso, Mieterbetreuung, Kautionsabwicklung bei Auszug | Bisherige Verwaltung | Stichtag |
| Bei Miete: laufende Nebenkostenabrechnung, Zählerstände, Akontozahlungen | Abrechnung korrekt abgrenzen | Bisherige Verwaltung | Stichtag |
| Korrespondenz und Pendenzenliste | Angefangene Geschäfte weiterführen, Zusagen einhalten | Bisherige Verwaltung | Stichtag |
| Datenexport aus Portal und Buchhaltungssoftware | Belege und Historie ohne Medienbruch übernehmen | Bisherige Verwaltung | Stichtag |
Drucken Sie die Tabelle aus und verwenden Sie sie als Beilage zum Übergabeprotokoll: pro Zeile ein Vermerk «übergeben», «nicht vorhanden» oder «pendent bis».
Wie weit zurück: Aufbewahrungsfristen
Für Buchhaltungsunterlagen gilt im kaufmännischen Recht eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (Art. 958f OR). Eine Stockwerkeigentümergemeinschaft ist zwar kein Unternehmen, aber die Frist ist der sinnvolle Massstab: Fordern Sie Jahresrechnungen, Belege und Protokolle der letzten zehn Jahre ein. Für Bauwerke lohnt sich ein längerer Blick zurück — Mängelrechte gegen Unternehmer verjähren bei unbeweglichen Werken fünf Jahre nach Abnahme (Art. 371 Abs. 2 OR), und die Unterlagen zu einer Sanierung sind bei der nächsten wieder Gold wert. Beim Erneuerungsfonds gehört die gesamte Historie der Einlagen und Entnahmen dazu, so weit sie vorhanden ist.
Digitale Übergabe: Exporte und Zugänge
Immer mehr Unterlagen existieren nur noch im Portal oder in der Buchhaltungssoftware der Verwaltung. Mit dem Mandat endet in der Regel auch der Zugang — deshalb vor dem Stichtag klären:
- Buchhaltungsexport: Kontoblätter, Journale und Belege als PDF und, wenn möglich, als CSV oder in einem Format, das die neue Verwaltung importieren kann. Eine Jahresrechnung als PDF allein genügt nicht.
- Dokumentenablage: Vollständiger Export der Ordnerstruktur; die neue Verwaltung stellt sie im eigenen Portal wieder bereit.
- Zugänge: E-Banking-Vollmachten, Versicherungsportale, Zählerfernauslesung, Liftüberwachung, Heizungs-Contracting — jede Stelle braucht eine Mutation auf die neue Verwaltung.
- Datenschutz: Personendaten von Eigentümern und Mietern gehen ausschliesslich an die neue Verwaltung. Die bisherige Verwaltung behält nur, was sie zur Erfüllung ihrer Aufbewahrungspflichten braucht, und löscht den Rest nach deren Ablauf.
Bei Mietliegenschaften zusätzlich
Bei Renditeobjekten hängt die Kontinuität der Mietverhältnisse an den Dossiers. Neben den Mietverträgen gehören die Übergabeprotokolle der Wohnungen, die Kautionsnachweise pro Mietverhältnis (Sperrkonto auf den Namen der Mieter, Art. 257e OR), Mietzinsanpassungen mit Formularen, laufende Mängelrügen und Schlichtungsverfahren sowie die Nebenkostenabrechnungen der letzten Jahre dazu. Der Beitrag Checkliste: Verwaltungswechsel bei Mietliegenschaften ordnet diese Punkte in den Ablauf ein.
Häufige Fragen
Muss die bisherige Verwaltung alle Unterlagen herausgeben?
Die Originalunterlagen der Gemeinschaft beziehungsweise der Eigentümerschaft ja — das folgt aus der Herausgabepflicht des Beauftragten (Art. 400 OR) und für Stockwerkeigentum aus Art. 712s ZGB. Eigene Arbeitsunterlagen der Verwaltung wie interne Journale können je nach Vertrag bei ihr verbleiben. Regeln Sie den Umfang deshalb im Kündigungsschreiben.
Wie viele Jahre zurück sollten Jahresrechnungen übergeben werden?
Mindestens die letzten zehn Jahre, in Anlehnung an die kaufmännische Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (Art. 958f OR). Für Erneuerungsfonds, Bauprojekte und Garantiefälle sind auch ältere Unterlagen wertvoll — fordern Sie ein, was vorhanden ist.
Welche Unterlagen kommen bei einer Mietliegenschaft dazu?
Sämtliche Mietverträge und Mieterdossiers, die Kautionsnachweise (Sperrkonten auf den Namen der Mieter), die laufende Nebenkostenabrechnung mit Zählerständen und Akontozahlungen sowie die Mietzinskonti. Die vollständige Reihenfolge zeigt die Checkliste für Mietliegenschaften.
In welcher Form sollen die Unterlagen übergeben werden?
Originale in Papierform, ergänzt um digitale Kopien und die Zugänge zu Portalen, Bankkonten und Vertragsverwaltungen. Halten Sie im Übergabeprotokoll fest, was physisch und was digital übergeben wurde und welche Zugänge auf die neue Verwaltung umgestellt sind.
Quellen
- Fedlex — Obligationenrecht (OR), Art. 394 ff., 400, 404 — Einfacher Auftrag, Rechenschafts- und Herausgabepflicht, jederzeitiges Beendigungsrecht und Schadenersatz bei Kündigung zur Unzeit
- Fedlex — Art. 712s ZGB — Gesetzliche Aufgaben der Verwaltung: Verwaltungshandlungen, Rechnungsführung und Herausgabe der Gemeinschaftsakten
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