Mieter beim Verwaltungswechsel informieren
Für Ihre Mieterinnen und Mieter ändert sich der Ansprechpartner — nicht der Mietvertrag. Eine saubere Information verhindert Verunsicherung und Zahlungsfehler.
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Wechseln Sie die Verwaltung einer Mietliegenschaft, läuft das für die Mieter im Hintergrund ab — trotzdem müssen sie rechtzeitig und klar informiert werden. Dieser Beitrag zeigt, was in die Mieterinformation gehört. Den Ablauf des Wechsels selbst beschreibt der Beitrag Verwaltungswechsel bei Mietliegenschaften.
Müssen Mieter dem Wechsel zustimmen?
Nein. Der Mietvertrag bleibt unverändert bestehen — Vermieterin oder Vermieter sind weiterhin dieselbe Person bzw. Gesellschaft, es wechselt nur die beauftragte Verwaltung. Eine Zustimmung der Mieter ist nicht nötig, wohl aber eine korrekte Information.
Was den Mietern mitgeteilt werden muss
Ein Informationsschreiben an alle Mietparteien sollte enthalten:
- Name und Adresse der neuen Verwaltung sowie ab wann sie zuständig ist.
- Neuer Ansprechpartner mit Telefon, E-Mail und Erreichbarkeitszeiten.
- Neue Zahladresse / neues Konto für den Mietzins (siehe unten).
- Meldeweg für Schäden und Reparaturen ab dem Stichtag.
- Hinweis, dass sich am bestehenden Mietvertrag nichts ändert.
Mietzinszahlungen umleiten
Der häufigste Stolperstein: die Mietzinszahlung. Kommuniziert die neue Verwaltung ein neues Konto, müssen die Mieter ihren Dauerauftrag rechtzeitig anpassen. Planen Sie dafür genügend Vorlauf ein — idealerweise wird das neue Konto einen vollen Monat vor dem ersten fälligen Mietzins bekanntgegeben.
Mietkautionen korrekt übergeben
Mietkautionen sind in der Schweiz zwingend auf einem Sperrkonto auf den Namen des Mieters zu führen (Art. 257e OR). Beim Verwaltungswechsel müssen diese Kautionskonten samt Nachweisen vollständig an die neue Verwaltung übergehen. Stellen Sie sicher, dass die Übergabeliste jedes einzelne Kautionskonto ausweist.
Laufende Abrechnungen sauber übergeben
Nebenkosten laufen oft nicht deckungsgleich mit dem Wechseldatum. Klären Sie, wer die laufende Abrechnungsperiode fertig erstellt, und übergeben Sie Zählerstände, Belege und Akontozahlungen lückenlos. Die vollständige Übersicht liefert der Beitrag Welche Unterlagen braucht die neue Verwaltung?.
Timing
Bewährt hat sich diese Reihenfolge:
- Neuen Verwaltungsvertrag unterzeichnen und Stichtag festlegen.
- Mieter schriftlich informieren — mindestens vier Wochen vor dem Stichtag.
- Neues Mietzinskonto und Meldeweg aktiv schalten.
- Kautionen, Dossiers und Abrechnungen übergeben (mit Übergabeprotokoll).
Musterschreiben: Information über den Verwaltungswechsel
Das folgende Schreiben deckt alle Punkte ab, die Mieterinnen und Mieter brauchen. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und streichen Sie, was auf Ihre Liegenschaft nicht zutrifft. Absenderin ist die Eigentümerschaft als Vertragspartei; die neue Verwaltung kann das Schreiben in ihrem Auftrag versenden, dann gehört ihre Vollmacht in den ersten Satz.
[Name der Eigentümerschaft] [Adresse] [PLZ Ort] [Ort], [Datum] Liegenschaft [Strasse Nr., PLZ Ort] — Wechsel der Liegenschaftsverwaltung per [Stichtag] Sehr geehrte Mieterin, sehr geehrter Mieter Wir informieren Sie, dass die Verwaltung der Liegenschaft [Strasse Nr.] per [Stichtag] von der [bisherige Verwaltung AG] an die [neue Verwaltung AG], [Adresse, PLZ Ort], übergeht. An Ihrem Mietvertrag ändert sich nichts. Mietzins, Nebenkosten, Kündigungsfristen und alle weiteren Vereinbarungen bleiben unverändert bestehen. Vermieterin bleibt [Name der Eigentümerschaft]. Neue Ansprechperson ab [Stichtag]: [Vorname Name], [neue Verwaltung AG] Telefon [Nummer], E-Mail [Adresse] Erreichbar [Wochentage, Zeiten]; Notfallnummer ausserhalb der Bürozeiten: [Nummer] Mietzinszahlungen ab dem Mietzins für [Monat Jahr]: Bitte überweisen Sie den Mietzins ab dem [Datum] auf folgendes Konto: [Kontoinhaber], IBAN [CH..], [Bank] Zahlungsvermerk: [Strasse Nr., Wohnung] Falls Sie einen Dauerauftrag oder ein LSV/eBill-Mandat eingerichtet haben, passen Sie dieses bitte bis zum [Datum] an. Zahlungen für Mietzinse bis und mit [Monat Jahr] gehen weiterhin an die bisherige Verwaltung. Schäden und Reparaturen melden Sie ab dem [Stichtag] direkt an die [neue Verwaltung AG] unter [Telefon / E-Mail / Portal]. Ihre Mietkaution bleibt unverändert auf dem Sperrkonto auf Ihren Namen bei der [Bank]. Die Unterlagen dazu werden an die neue Verwaltung übergeben. Die laufende Nebenkostenabrechnung für die Periode [von–bis] wird von der [bisherige/neue Verwaltung] erstellt und Ihnen wie gewohnt zugestellt. Für Fragen zum Wechsel steht Ihnen [Name, Telefon] gerne zur Verfügung. Freundliche Grüsse [Name der Eigentümerschaft] [Unterschrift]
Vorlage zur freien Verwendung. Bei optierten Gewerbemieten und bei laufenden Verfahren gelten die Hinweise unter «Sonderfälle».
Wer informiert: Eigentümerschaft oder neue Verwaltung?
Vertragspartei der Mieter ist die Eigentümerschaft, nicht die Verwaltung. Das Schreiben sollte deshalb im Namen der Eigentümerschaft erfolgen — entweder von ihr selbst unterzeichnet oder von der neuen Verwaltung «im Auftrag von». Das schafft Vertrauen: Die Mieter kennen die Vermieterin, die neue Verwaltung dagegen noch nicht. Ein Schreiben allein von einer unbekannten Firma mit neuer Kontonummer wird von vorsichtigen Mietern zu Recht hinterfragt.
In der Praxis bewährt hat sich die Kombination: Die Eigentümerschaft unterschreibt, die neue Verwaltung liefert Textbaustein, Kontoangaben und Versandliste und legt ihre Kontaktkarte bei. Die bisherige Verwaltung sollte eine Kopie erhalten, damit sie Rückfragen von Mietern korrekt beantwortet und Zahlungen nach dem Stichtag weiterleitet.
Zeitplan für die Mieterinformation
| Zeitpunkt | Massnahme | Zuständig |
|---|---|---|
| 8 Wochen vor Stichtag | Neuer Verwaltungsvertrag unterzeichnet, Stichtag und Abgrenzung der Nebenkostenperiode festgelegt | Eigentümerschaft, neue Verwaltung |
| 6 Wochen vor Stichtag | Neues Mietzinskonto eröffnet; mit der bisherigen Verwaltung geregelt, bis zu welchem Monat Zahlungen bei ihr eingehen | Neue Verwaltung |
| 4 Wochen vor Stichtag | Informationsschreiben an alle Mietparteien; Kopie an bisherige Verwaltung | Eigentümerschaft |
| 2 Wochen vor Stichtag | Aushang im Treppenhaus mit Kontakt und Notfallnummer; Rückfragen beantworten | Neue Verwaltung |
| Stichtag | Meldeweg, Portal und Notfallorganisation aktiv; Schlüssel und Zugänge übergeben | Beide Verwaltungen |
| 4 Wochen nach Stichtag | Zahlungseingänge prüfen, Nachzügler persönlich kontaktieren, Fehlzahlungen an die alte Verwaltung klären | Neue Verwaltung |
Sonderfälle
Gewerbemieter mit optierter Miete
Wurde für Geschäftsräume die freiwillige Versteuerung gewählt (Option nach Art. 22 MWSTG), stellt die Verwaltung Mietzinsrechnungen mit Mehrwertsteuer aus. Die neue Verwaltung braucht dafür die Optierungsunterlagen und die MWST-Nummer der Eigentümerschaft. Kündigen Sie im Schreiben an, dass die Rechnungsstellung unverändert weiterläuft, und stellen Sie sicher, dass für den Übergangsmonat nicht zwei Rechnungen entstehen.
Untermiete
Informiert wird nur die Hauptmieterin oder der Hauptmieter. Untermieter stehen in keinem Vertragsverhältnis zur Eigentümerschaft; der Hauptmieter gibt die neue Zahladresse gegebenenfalls intern weiter.
Laufende Verfahren und Mietzinsanpassungen
Hängige Schlichtungsverfahren, angefochtene Mietzinserhöhungen und Mängelrügen laufen über den Stichtag hinweg weiter. Die neue Verwaltung braucht die vollständigen Akten samt Fristen; im Schreiben an die betroffene Mietpartei gehört ein Satz, dass das Verfahren von der neuen Verwaltung weitergeführt wird.
Zahlungsrückstände
Mahnstand, Zahlungsvereinbarungen und laufende Betreibungen sind Teil der Übergabe. Die neue Verwaltung muss wissen, wer im Rückstand ist, sonst verschickt sie entweder ungerechtfertigte Mahnungen oder verpasst Fristen. Diese Mietparteien erhalten dasselbe Standardschreiben; die individuelle Situation klärt die neue Verwaltung im direkten Kontakt.
Häufige Fehler bei der Mieterinformation
- Zu spät verschickt: Der Dauerauftrag ist bereits ausgeführt, der Mietzins landet bei der alten Verwaltung, die Buchhaltung beginnt mit Differenzen.
- Kein Stichmonat genannt: «Ab sofort» ist kein Datum. Nennen Sie den ersten Mietzins, der auf das neue Konto gehört.
- Nur die neue Verwaltung als Absenderin: Mieter misstrauen unbekannten Absendern mit Kontonummer — zu Recht.
- Kaution unerwähnt: Die häufigste Rückfrage. Ein Satz genügt, dass das Sperrkonto unverändert bleibt.
- Keine Notfallnummer: Am ersten Wochenende nach dem Stichtag muss klar sein, wer bei Wasserschaden oder Liftpanne erreichbar ist.
Häufige Fragen
Wie früh müssen die Mieter über den Verwaltungswechsel informiert werden?
Bewährt haben sich mindestens vier Wochen vor dem Stichtag. Dann bleibt genug Zeit, Daueraufträge auf das neue Mietzinskonto umzustellen, bevor der erste Mietzins bei der neuen Verwaltung fällig wird.
Muss die Mieterinformation eingeschrieben verschickt werden?
Nein, es gibt keine Formvorschrift. Ein Brief an jede Mietpartei genügt; bei bestehender E-Mail-Kommunikation kann eine zusätzliche Nachricht sinnvoll sein. Wichtig ist, dass alle Mietparteien dieselben Angaben erhalten und Sie das Versanddatum dokumentieren.
Was, wenn ein Mieter weiter auf das alte Konto überweist?
Vereinbaren Sie mit der bisherigen Verwaltung, dass Zahlungseingänge nach dem Stichtag gemeldet und weitergeleitet werden. Die neue Verwaltung informiert die betroffene Mietpartei dann erneut. So entstehen weder Mahnungen für pünktlich zahlende Mieter noch Lücken in der Buchhaltung.
Ändert sich durch den Verwaltungswechsel der Mietzins?
Nein. Der Wechsel der Verwaltung ist kein Grund für eine Mietzinsanpassung; Vermieterin oder Vermieter und Mietvertrag bleiben dieselben. Mietzinsänderungen richten sich weiterhin nach den ordentlichen Regeln, etwa dem Referenzzinssatz, und müssen separat und formgerecht angezeigt werden.
Quellen
- Fedlex — Art. 257e OR — Mietzinskautionen sind auf einem Sperrkonto auf den Namen des Mieters zu hinterlegen
- Fedlex — Obligationenrecht (OR), Art. 394 ff., 400, 404 — Einfacher Auftrag, Rechenschafts- und Herausgabepflicht, jederzeitiges Beendigungsrecht und Schadenersatz bei Kündigung zur Unzeit
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